Projektový vedúci pre oblasť procesného manažmentu pre Mestské zdieľané služby

·      Príprava rozbehu mestských zdieľaných služieb ako samostatnej organizácie z pohľadu nastavenia procesného a biznis modelu zdieľaných služieb pre cca 40 parciálnych zákazníkov, pričom to zahŕňa tieto a ďalšie činnosti:

• Zoznámenie sa s doterajšími výsledkami projektu v podobe procesnej analýzy súčasného zabezpečenia servisných činností v mestských organizáciách a ďalšími premisami projektu.

• Kritické overenie súčasných procesov z pohľadu efektívnosti, kvality, trvania, duplicít, nákladov a komplexnosti a implementácia lean manažmentu vo forme návrhov na ich zlepšenie.

• Zmapovanie výkonnosti súčasných procesov a tvorba procesnej dokumentácie pre nové procesy, ako aj podpora pri riadení zmien v procesoch v zákazníckych organizáciách.

• Príprava a nastavenie procesných definícií za účelom tvorby nového spôsobu zabezpečovania požadovaných podporných činností potrebných na prevádzku zákazníckych organizácií, ako aj nastavenie súvisiacej metodiky.

• Príprava a nastavenie modelu starostlivosti o zákazníkov zdieľaných služieb cez key account manažment, správa zákazníckeho portfólia, onboarding nových zákazníkov, manažment riešenia zákazníckych požiadaviek, nastavenie a sledovanie kvalitatívnych ukazovateľov.

• Predkladanie návrhov, príprava a návrh procesov a workflow, vývoj a implementácia inovatívnych procesných riešení a príprava na ich digitalizáciu a automatizáciu, s cieľom dosiahnutia čo najvyššej produktivity a efektivity práce.

• Spolupráca s odbornými útvarmi Magistrátu a zákazníckymi organizáciami pri strategickej harmonizácii nastavovaného procesného modelu.

• Tvorba a správa procesnej mapy a priorizácia optimalizačných potenciálov z pohľadu ich dopadu na celkovú efektivitu fungovania zdieľaných služieb.

• Spolupráca s organizačnými útvarmi Magistrátu na vybraných projektoch v oblasti organizačných, procesných zmien a digitalizácie.

• Zodpovednosť za prípravu, aktualizáciu a manažment organizačných predpisov a smerníc v organizácii, ako aj v zákazníckych organizáciách.

• Zodpovednosť za správu a implementáciu procesov performance manažmentu a meranie efektívnosti zavedených procesov a technológií.

• Organizačná a personálna príprava, napr. definovanie rolí, zručnosti a vedenie výberového procesu v oblasti business a process developmentu.

• Ukončené vysokoškolské vzdelanie II. stupňa v oblasti IT alebo manažmentu.

• Minimálne 5 rokov odbornej praxe s procesným a/alebo organizačným dizajnom, prax vo verejnej správe vítaná.

• Minimálne 3 roky praxe vo vedení ľudí v rýchlo rastúcej organizácii s obmedzenými zdrojmi výhodou.

• Vynikajúce analytické myslenie, kreatívny a konštruktívny prístup pri hľadaní riešení.

• Schopnosť strategicky a koncepčne myslieť, budovať nový tím a spolupodieľať sa na príprave novej organizácie od úplného začiatku.

• Záujem o nové technológie a nové trendy v oblasti informačných technológií, afinita k digitálnym technológiám a digitalizácii procesov.

• Vysoká zákaznícka orientácia a skúsenosť s manažmentom zákazníkov.

• Organizovanosť, zodpovednosť, zmysel pre detail.

• Bezúhonnosť.

Po analýze súčasného stavu servisných činností v jednotlivých mestských organizáciách chceme súčasný projektový tím zložený z kolegov z magistrátu rozšíriť pre pokračujúcu prípravu budúceho centra zdieľaných služieb o projektového vedúceho pre oblasť procesného manažmentu, s ktorým počítame v ďalšej fáze projektu ako s potenciálnym budúcim riaditeľom pre business a process management samostatnej príspevkovej organizácie mestských zdieľaných služieb.

Hlavné úlohy nového projektového vedúceho pre oblasť procesného manažmentu Útvaru zdieľaných služieb sa počas priebehu prípravy a rozbehu zdieľaných služieb budú vyvíjať: najprv bude aktívne budovať podporný tím procesných špecialistov a account manažérov a zároveň sa bude plne venovať príprave a nastaveniu procesného modelu pokrývajúceho kompletnú škálu poskytovaných servisných služieb (10 servisných okruhov) potrebných na prevádzku cca 40 mestských organizácií a to v rozsahu poskytovania špičkovej zákazníckej starostlivosti a servisu dodávaných služieb pre zákaznícke organizácie, ako aj s dôrazom na synergie, efektivitu a optimalizáciu procesov a vysokú zákaznícku spokojnosť.