Operations & Event Manager/ka

Doteraz sme fungovali tak trochu „všetci robíme všetko“. Teraz chceme dať veciam viac systému. A keď organizujeme podujatie, chceme mať pri sebe človeka, ktorý sa postará, aby ľudia, priestory, technika, materiál, catering, doprava aj timing boli na svojom mieste.

🏠 Operations – aby organizácia fungovala

Budeš človekom, ktorý bude mať prehľad o praktickom fungovaní nášho office a postupne nastaví veci tak, aby nefungovali len „nejako“, ale predvídateľne a jednoducho.

Budeš mať na starosti najmä:

• každodenný chod kancelárie a starostlivosť o jej vybavenie,

• komunikáciu a koordináciu s dodávateľmi,

• rezerváciu a prípravu priestorov na interné aj externé stretnutia,

• zabezpečovanie ubytovania, dopravy a ďalšej internej logistiky,

• poštovú a zásielkovú agendu,

• správu existujúcich zamestnaneckých benefitov,

• organizáciu interných podujatí, teambuildingov či vianočného večierka,

• narodeninové darčeky a ďalšie malé veci, ktoré robia tím tímom,

• podľa potreby zápisy z tímových porád a follow-up dohodnutých úloh,

• správu infomailu a odpovedanie na podnety.

Nebudeš len „strážcom kancelárie“. Chceme, aby si videl/a, čo v organizácii chýba, navrhol/a jednoduchšie riešenie a vedel/a ho zaviesť. 

📦 E-shop & merch

Máme aj malý e-shop. Objednávok nie je veľa, ale potrebujeme, aby niekto držal v rukách jeho praktickú stránku.

Tvojou úlohou bude:

• administrácia objednávok,

• komunikácia so zákazníkmi pri prípadných problémoch,

• evidencia a inventúra skladu,

• sledovanie skladových zásob a doskladňovanie,

• koordinácia balenia a odosielania objednávok,

• logistická podpora pri crowdfundingových kampaniach.

🎪 Event production – aby sa naše podujatia naozaj podarili

Ročne organizujeme približne 20 podujatí rôzneho typu (diskusie, vzdelávacie programy, festival, osvetové aktivity - trhy, stánok na podujatí atď.). Od briefu po poslednú odvezenú krabicu budeš riešiť najmä:

• produkčný plán a harmonogram,

• priestory a ich organizačné zabezpečenie,

• techniku a materiál,

• catering,

• dopravu a ubytovanie,

• dodávateľov a externých spolupracovníkov,

• objednávky, zmluvy, faktúry a cenové ponuky,

• produkčný rozpočet a kontrolu nákladov,

• koordináciu ľudí a úloh pred eventom,

• logistiku a produkciu priamo na mieste,

• riešenie nečakaných situácií,

• vyhodnotenie podujatia a základný follow-up.

Hľadáme niekoho, kto má rád, keď veci dávajú zmysel a fungujú. Nemusíš vedieť všetko. Potrebujeme však človeka, ktorý:

• je samostatný/á a preberá zodpovednosť za svoju prácu,

• vie si nastaviť priority a nestratí sa vo viacerých úlohách naraz,

• má rád/rada systém, ale vie fungovať aj v realite, ktorá sa občas mení za pochodu,

• dokáže dotiahnuť veci od „treba vybaviť“ až po „hotovo“,

• vie komunikovať vecne, príjemne a s rôznymi typmi ľudí,

• dokáže sa rozhodnúť aj bez toho, aby sa pri každej maličkosti potreboval/a niekoho opýtať,

• má zmysel pre detail, ale zároveň vidí širší kontext,

• vie pracovať s rozpočtom, cenovými ponukami a nákladmi,

• keď sa niečo pokazí, nepanikári – hľadá riešenie.

Skúsenosť, ktorú oceníme

• skúsenosť s office/operations alebo administratívou,

• skúsenosť s produkciou či organizáciou podujatí,

• skúsenosť s koordináciou dodávateľov a externých partnerov,

• základná skúsenosť s prácou s rozpočtom,

• dobrá znalosť Google Workspace – najmä Drive, Docs, Sheets a Forms,

• angličtina minimálne na úrovni B2,

• vodičský preukaz skupiny B a aktívne šoférovanie.

Tiež hľadáme človeka, ktorý:

• zdieľa naše hodnoty a nadšenie pre to, čo robíme.

• prináša nové nápady a nebojí sa zodpovednosti.

Nie je to pozícia pre človeka, ktorý chce celý deň sedieť pri počítači.

Niekedy budeš plánovať. Niekedy telefonovať. Niekedy riešiť tabuľku. A niekedy budeš päť minút pred začiatkom podujatia zháňať chýbajúci kábel.

• práca v menšej organizácii, kde bude tvoja práca reálne viditeľná,

• veľká miera samostatnosti,

• možnosť nastaviť a zlepšiť veci, ktoré doteraz fungovali skôr neformálne,

• pestrú prácu – žiadny týždeň nebude úplne rovnaký,

• kombináciu systematickej práce, ľudí, logistiky a eventov,

• tím približne 14 ľudí, v ktorom sa poznáme a spolupracujeme naprieč rolami,

• priestor prinášať vlastné riešenia a zlepšenia.