Kompletizácia podkladov: Zhromažďovanie, kontrola a čislovanie všetkých účtovných dokladov (faktúry, bločky, výpisy z účtov) k jednotlivým výdavkom projektu.
Digitalizácia (Scenovanie): Príprava kvalitných elektronických kópií dokladov v súlade s požiadavkamiprojektov (správne názvy súborov, čitateľnosť).
Archivácia: Vedenie fyzického a digitálneho projektového šanónu tak, aby bol kedykoľvek pripravený na audit alebo kontrolu z ministerstva/agentúry.
Kontrola pracovných výkazov (Timesheetov): Prvotná kontrola výkazov od odborníkov. Kontrola matematickej správnosti hodín a prítomnosti všetkých podpisov.
Príprava podkladov pre mzdy: Sumarizácia odpracovaných hodín v skupine výdavkov 901 (jednotkové náklady) a ich párovanie s pracovnými zmluvami/dohodami.
Personálna operatíva: Príprava návrhov dohôd (DVP/DPČ), sledovanie lehôt platnosti zmlúv a nahlasovanie zmien finančnému manažérovi.
Príprava zoznamov deklarovaných výdavkov: Chystanie pomocných tabuliek, ktoré slúžia ako podklad pre finančného manažéra pri nahadzovaní dát do ITMS.
Výpočet paušálnych výdavkov: Sledovanie základne pre skupinu 956 (40 % paušál) a kontrola súladu s reálne vyplatenými mzdami.
Súčinnosť pri monitorovaní: Zber dát o merateľných ukazovateľoch od odborných pracovníkov pre potreby monitorovacích správ.
Administratíva obstarávania: Vykonávanie prieskumov trhu (oslovovanie dodávateľov, sťahovanie cenníkov z internetu).
Spracovanie porovnaní: Príprava záznamov z výberu dodávateľov a kompletizácia dokumentácie k nákupom tovarov a služieb.
Cestovné príkazy: Kontrola a administratívne spracovanie vyúčtovaní pracovných ciest (napr. pri zahraničných stretnutiach partnerov).
Interná komunikácia: Pravidelné "uháňanie" kolegov o chýbajúce podpisy, doklady alebo správy tak, aby finančný manažér dostal čisté a kompletné podklady.
Hľadáme „administratívneho detailistu“, ktorý sa vyžíva v poriadku a systéme. Ak vám robí radosť, keď tabuľka v Exceli sedí na cent presne a každý scan v počítači má svoje správne meno a priečinok, ste náš človek.
Väčšina administratívnych pozícií je o „prekladaní papierov“. U nás ste súčasťou tímu, ktorý dáva druhú šancu mladým ľuďom po výkone trestu. Každá správne spracovaná faktúra alebo mzdový výkaz priamo umožňuje našim odborníkom pracovať v teréne a meniť životné príbehy.
V OZ KAMBEK sme malý, dynamický tím. Vaše nápady na zlepšenie administratívnych procesov si radi vypočujeme a zavedieme do praxe. U nás nebudete len „číslo v tabuľke“, ale kľúčový pilier stability celého projektu.